Автоматизация учебного процесса в АУЦА

Американский университет в Центральной Азии (АУЦА) — один из ведущих вузов региона, предоставляющий образование на английском языке по американским стандартам.

Необходимо было создать комплексную автоматизированную систему управления учебным процессом для удобного обмена информацией между всеми участниками образовательного процесса: студентами, преподавателями, эдвайзерами, руководителями программ и учебным отделом. В рамках проекта требовалось внедрить 1С:Университет ПРОФ в качестве ядра системы, развернуть портал StudyPage для онлайн-работы студентов, эдвайзеров и преподавателей, а также настроить интеграции с внешними системами (библиотечная платформа Follett, каталог пользователей Active Directory, бухгалтерская система 1С:Бухгалтерия для Кыргызстана).

Ключевые задачи проекта включали автоматизацию следующих процессов:

• Регистрация студентов на учебные курсы через личный онлайн-кабинет.
• Ведение индивидуальных учебных планов студентов (Study Card).
• Подача студентами заявлений онлайн (академический отпуск, получение справок, отчисление и др.).
• Ведение электронных ведомостей успеваемости и выставление оценок.
• Автоматизированное составление расписания занятий.

Для реализации проекта были внедрены следующие ключевые компоненты:

• 1С:Университет ПРОФ – единая учетная система для хранения и обработки данных учебного процесса.
• Портал StudyPage – современный веб-интерфейс для студентов, преподавателей и эдвайзеров. Автоматизация авторизации и аутентификации пользователей с единой точкой входа (Active Directory).
• Система онлайн-регистрации – модуль для самостоятельного выбора и регистрации студентов на курсы через личный кабинет.
• Модуль расписания – инструмент для автоматического составления расписания занятий с учетом занятости преподавателей и аудиторий.)
• Система электронных заявок – подсистема для онлайн-подачи и обработки заявлений студентов (на академический отпуск, справки и пр.).

В качестве ядра учетной системы был развернут 1С:Университет ПРОФ, на базе которого настроены модули для ведения учебных планов, учета регистраций на курсы, фиксирования результатов обучения и формирования электронных ведомостей. Параллельно был разработан и запущен портал StudyPage, обеспечивающий удобный личный кабинет для каждого участника образовательного процесса. Через портал реализованы онлайн-регистрация студентов на занятия, подача электронных заявок в учебный отдел, а также доступ к актуальному расписанию и оценкам в режиме реального времени.

 Для составления расписания внедрено автоматизированное решение: модуль расписания формирует оптимальный график занятий с учетом множества параметров (нагрузка преподавателей, доступность аудиторий, требования учебных планов). Система также интегрирована с внешними сервисами: данные о студентах и преподавателях синхронизированы с корпоративным Active Directory, с библиотечной системой Follett настроен обмен данными о учебных материалах, а в 1С:Бухгалтерии автоматически передаются необходимые данные о студентах и преподавателях.

Проект реализовывался в условиях пандемии COVID-19, что потребовало перехода команды на удаленный формат работы и проведения обучения пользователей онлайн. Требования заказчика к функционалу системы постоянно уточнялись и расширялись, поэтому внедрение велось итеративно с регулярной обратной связью, позволяя гибко адаптировать решение под новые запросы. Несмотря на задержки на стартовом этапе, связанные со сложностью академической предметной области, команда успешно выполнила проект, тщательно проанализировав процессы университета и настроив систему в соответствии с потребностями АУЦА.

• Внедрение единой платформы учета учебного процесса на базе 1С:Университет ПРОФ, охватывающей все ключевые аспекты управления обучением.
• Разработка и запуск портала StudyPage — современного интерфейса для студентов, преподавателей и эдвайзеров, обеспечивающего взаимодействие в режиме онлайн.
• Существенное сокращение времени и трудозатрат на процессы регистрации на курсы, согласования заявок и формирования отчетных документов.
• Повышение прозрачности взаимодействия между студентами, эдвайзерами и учебным отделом за счет централизованного доступа к информации и статусам запросов.
• Улучшение контроля над расписанием, обработкой приказов, заявлений и академическим прогрессом студентов, что позволяет руководству оперативно отслеживать и управлять учебным процессом.