Актуальная версия решения полностью соответствует современным требованиям трудового и налогового законодательства, обеспечивая корректное формирование всей необходимой отчетности.
Архитектура пользовательского интерфейса
При инициализации программного комплекса пользователю предоставляется доступ к рабочему пространству, структура которого может варьироваться в зависимости от конфигурации используемой информационной базы. Навигация в системе осуществляется посредством панели разделов, где специалист выбирает необходимый функциональный блок: "Зарплата", "Кадры" или "Настройки", после чего получает доступ к соответствующим инструментам.
Следует отметить, что функциональное наполнение каждого раздела формируется в соответствии с параметрами информационной базы. Программный комплекс предоставляет возможность индивидуальной настройки интерфейса с учетом профессиональных потребностей пользователя и назначенных ему ролей в системе.
Например, для специалиста бухгалтерского подразделения оптимальный набор инструментов будет существенно отличаться от функциональных потребностей сотрудника кадровой службы, что учитывается при конфигурировании рабочего пространства.
Конфигурирование параметров системы
Программный комплекс "1С:ЗУП 8" содержит обширный набор настраиваемых параметров, позволяющих адаптировать систему к специфике учетной политики конкретной организации. Базовые настройки кадрового учета и алгоритмов расчета заработной платы являются универсальными для всех организаций в рамках единой информационной базы, однако элементы учетной политики подлежат индивидуальной настройке. Доступ к специфическим параметрам каждой организации реализован через соответствующий справочник "Организации".
Автоматизация расчетных операций по оплате труда
Система предоставляет гибкие возможности для проведения расчетных операций как в масштабе всей организации, так и на уровне отдельных структурных подразделений. Для активации функции начисления заработной платы в разрезе подразделений необходимо модифицировать соответствующий параметр в разделе "Расчет зарплаты", деактивировав опцию "Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом". После этой операции в интерфейсе появится дополнительный селектор "Подразделение", позволяющий указать конкретную организационную единицу для проведения расчетных операций. При использовании функции автоматического заполнения документ будет включать исключительно сотрудников выбранного подразделения.
В соответствии с требованиями российского законодательства, выплаты работникам должны производиться не реже двухкратного интервала в течение месяца: аванс и основная часть заработной платы. Программный комплекс позволяет настроить календарные даты для этих операций через интерфейс "Учетной политики и других настроек" с последующим переходом в раздел "Бухучет и выплата зарплаты". Установленные даты в дальнейшем применяются системой автоматически, в том числе при расчете налога на доходы физических лиц.
Информационно-справочная архитектура программы
Основная структура справочной системы программного комплекса включает следующие компоненты:
- Справочник "Организации"
- Справочник "Подразделения"
- Справочник "Должности"
- Справочник "Графики работы сотрудников"
- Справочник "Штатное расписание"
- Справочник "Сотрудники"
- Справочники "Начисления" и "Удержания"
Программный комплекс обеспечивает возможность одновременного ведения учета по нескольким юридическим лицам, информация о которых консолидируется в справочнике "Организации".
Структурные подразделения организации систематизированы в иерархическом справочнике "Подразделения", доступ к которому реализован через вкладку "Настройка".
Справочник "Должности" представляет собой линейный классификатор должностных позиций организации.
В справочнике "Графики работы сотрудников" определяются режимы рабочего времени, назначаемые сотрудникам при оформлении трудовых отношений. По умолчанию система предлагает пятидневную рабочую неделю, но предусмотрена возможность конфигурирования других графиков, включая сменные режимы работы.
Справочник "Штатное расписание" является опциональным элементом, не относящимся к обязательным для ведения учета. В случае его использования, для каждой позиции штатного расписания детализируются условия труда: количество ставок, система начислений и выплат, регламент отпусков и другие параметры.
Справочник "Начисления" интегрирован в настроечный блок программного комплекса.
При формировании элементов справочников система автоматически присваивает им идентификационные коды, которые при необходимости могут быть скорректированы вручную. В справочнике "Сотрудники" каждому работнику назначается уникальный табельный номер с контролем уникальности.
Система управления кадровыми ресурсами
Эффективное ведение кадрового учета является критически важным элементом функционирования любой организации, особенно для предприятий с обширным штатом. Программный комплекс "1С:Зарплата и управление персоналом 8" интегрирует полный набор инструментов для организации кадрового документооборота в соответствии с актуальными нормативными требованиями.
Управление кадровым составом
Данный функциональный блок обеспечивает документирование ключевых кадровых процедур: приема на работу, переводов между подразделениями и должностями, а также увольнений. Все операции документируются в специализированном журнале.
Процедура оформления трудовых отношений реализована через документ "Прием на работу". Для повышения эффективности при массовом трудоустройстве рекомендуется использовать документ "Прием на работу списком".
Аналогичная оптимизация представлена для операций перевода: "Кадровый перевод" для индивидуального изменения условий труда и "Перемещение в другое подразделение" для групповых операций.
Документирование прекращения трудовых отношений осуществляется через документы "Увольнение" или "Увольнение списком" в зависимости от количества сотрудников.
Управление системой компенсаций
Для модификации параметров регулярных начислений (аванс, основная заработная плата) используется функциональный блок "Изменение оплаты сотрудников".
Система предлагает следующие инструменты:
- "Изменение оплаты труда"
- "Изменение плановых начислений"
- "Назначение планового начисления"
- "Прекращение планового начисления"
После выбора соответствующего документа пользователю предлагается заполнить релевантные параметры.
Учет временных отклонений
Перед формированием табеля учета рабочего времени необходимо документировать все отклонения от стандартного графика работы: сверхурочную работу или периоды отсутствия по различным основаниям. Соответствующие документы систематизированы в журналах:
- "Кадры – Все отсутствия"
- "Кадры – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска"
Первый журнал консолидирует информацию о периодах нетрудоспособности, отпусках и служебных командировках. Второй – специализируется на документировании отпусков по уходу за ребенком.
Для регистрации сверхнормативной работы используются документы из раздела "Учет времени":
- "Работа в выходные и праздники"
- "Работа сверхурочно"
Алгоритм проведения расчетных операций по заработной плате
Ежемесячный цикл расчетных операций в программном комплексе "1С:ЗУП 8" включает следующую последовательность действий:
Этап 1: Регистрация плановых удержаний
Необходимо активировать журнал "Алименты и другие удержания" и выбрать документ, соответствующий типу удержания. Система предлагает различные шаблоны от "Исполнительного листа" до "Удержания профсоюзных взносов".
Важно учитывать, что некоторые типы документов становятся доступными только после активации соответствующих параметров на вкладке "Удержания".
На следующем шаге устанавливается периодичность удержания и способ его расчета: процентный или фиксированный.
Этап 2: Утверждение документов перед авансированием
На данном этапе требуется утвердить документы, регистрирующие отклонения от стандартного графика. Доступ к этой функции реализован через раздел "Расчеты и выплаты".
Особое внимание следует обратить на документы типа "Командировка". Их утверждение может быть перенесено на этап расчета основной части заработной платы, чтобы не уменьшать авансовые выплаты сотрудникам, находящимся в служебных командировках.
Этап 3: Расчет и выплата авансовой части
Авансирование может производиться двумя методами: фиксированной суммой (или процентом от тарифной ставки) либо расчетным способом за первую половину месяца. В первом случае информация непосредственно вносится в "Ведомость".
При использовании расчетного метода применяется специализированный документ "Начисление за первую половину месяца".
Этап 4: Утверждение документов перед окончательным расчетом
Особое внимание на данном этапе уделяется документам типа "Премии", которые имеют специфику в контексте расчета налога на доходы физических лиц. В настройках премии на вкладке "Налоги, взносы, бухучет" устанавливается код дохода 2002, категория дохода – "Прочие доходы от трудовой деятельности".
Этап 5: Формирование и выплата основной части заработной платы
Расчет основной части заработной платы, НДФЛ, страховых взносов и удержаний производится через документ "Начисление зарплаты и взносов" с использованием функции автоматического заполнения.
Процедура выплаты реализуется через раздел "Выплаты" с выбором соответствующего способа: "Ведомость в банк" или "Ведомость в кассу". Обязательным параметром является указание назначения платежа – "Зарплата за месяц".
Этап 6: Администрирование НДФЛ
При одновременном перечислении НДФЛ с выплатой заработной платы одним платежным документом в "Ведомости" активируется опция "Налог перечислен вместе с зарплатой" с обязательным указанием реквизитов платежного поручения. Если перечисление НДФЛ производится несколькими платежными документами после выплаты заработной платы, данная опция деактивируется, а для регистрации перечислений используется документ "Перечисление НДФЛ в бюджет".
Этап 7: Администрирование страховых взносов
Для регистрации перечисления страховых взносов используется документ "Уплата страховых взносов в фонды" с последующим выбором соответствующего вида платежа согласно подсказкам системы.
Системная интеграция с бухгалтерским программным обеспечением
Современная версия программного комплекса "1С:Зарплата и управление персоналом" реализует эффективную синхронизацию с "1С:Бухгалтерия 8.3". В отличие от предыдущих версий, где требовалось дополнительное формирование бухгалтерских проводок по начислению заработной платы с последующей выгрузкой в бухгалтерскую программу, текущая реализация требует только указания способа отражения в учете. Документ "Отражение зарплаты в бухучете" автоматически транслируется в "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0, что существенно оптимизирует рабочие процессы.
Программный комплекс "1С:Зарплата и управление персоналом 8" представляет собой комплексное решение для автоматизации процессов расчета заработной платы и кадрового делопроизводства. Система обеспечивает полный цикл операций: от приема сотрудника на работу до расчета и выплаты заработной платы с формированием всей необходимой отчетности. Гибкая архитектура настроек позволяет адаптировать решение к специфике конкретной организации, а интеграция с бухгалтерскими системами обеспечивает единое информационное пространство для всех аспектов финансового и кадрового учета.
